De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese regelgeving en vervangt per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die over een persoon gaan of te herleiden zijn naar een persoon. Academie Hypnos verwerkt persoonsgegevens en gaat hier respectvol mee om. We willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Hieronder lees je hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Academie Hypnos persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens van mensen met wie we direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:
- Mensen die interesse tonen in onze opleidingen en bijscholing.
- Mensen die diensten verlenen aan Academie Hypnos, zoals bijvoorbeeld docenten, examinators, adviseurs etc.
- Mensen die de opleiding en/of één of meerdere korte opleidingen en/of bij- en nascholing volgen of hebben gevolgd bij Academie Hypnos.
Waarvoor en hoe lang verwerkt Academie Hypnos persoonsgegevens?
a. Om een relatie met je te kunnen aangaan
Als je overweegt om een opleiding of een bij- of nascholing te doen, dan hebben we persoonsgegevens nodig. De gegevens die we in eerste instantie van je ontvangen via een van onze contactformulieren, intakeformulier of via e-mail worden uitsluitend binnen Academie Hypnos gebruikt voor de stappen die nodig zijn voor afstemming voor het volgen van een opleiding.
b. Om de relatie met je te onderhouden en opdrachten uit te voeren
Als je met Academie Hypnos een overeenkomst bent aangegaan d.m.v. een inschrijfformulier, willen we je goed van dienst zijn. Voor een juiste uitvoering van die overeenkomst verwerken we persoonsgegevens. We gebruiken je naam en adresgegevens om contact met je te onderhouden. We leggen daarnaast ook de onderlinge communicatie vast in e-mailberichten en/of in brieven. Met het ondertekenen van het inschrijfformulier verleen je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens.
c. Voor ontwikkeling en verbeterdoeleinden
Je naam en contactgegevens worden gedeeld met de studenten uit alle jaargangen zodat er ten behoeve van je persoonlijke ontwikkeling en ontwikkeling als therapeut tijdens de studie met elkaar geoefend kan worden.
We kunnen de gegevens die we van je hebben vastgelegd ook gebruiken om analyses uit te voeren. Met behulp van deze analyses kunnen we de dienstverlening aan jou en alle andere opdrachtgevers verbeteren.
d. Om wettelijke verplichtingen na te komen
Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Academie Hypnos, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.
e. Voor archiefdoeleinden
We verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als we de gegevens niet bewaren voor die doeleinden, kunnen we de gegevens toch nog moeten bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar bij juridische procedures of voor het nakomen van wettelijke verplichtingen worden gebruikt.
Welke persoonsgegevens verzamelt Academie Hypnos?
De persoonsgegevens die verzameld worden van (aspirant) studenten: Voorna(a)m(en), Achternaam, Adres, E-mail adres(sen), Telefoonnummer(s), Geboortedatum, Geslacht, Vooropleiding, CV.
De persoonsgegevens die verzameld worden van studenten: Voorna(a)m(en), Achternaam/Meisjesnaam, Adres, E-mail adres(sen), Telefoonnummer(s), Geboortedatum, Geboorteplaats, Geslacht, Vooropleiding, CV, Diploma’s, Factuuradres, Bedrijfsnaam, KvK nummer.
De persoonsgegevens die verzameld worden van docenten en praktijkbegeleiders/examinatoren: Voorna(a)m(en), Achternaam, Adres, E-mail adres(sen), Telefoonnummer(s), CV, Bedrijfsnaam, KvK nummer, Foto indien toestemming.
De persoonsgegevens die verzameld worden van adviseurs: Voorna(a)m(en), Achternaam, Adres, E-mail adres(sen), Telefoonnummer(s), Bedrijfsnaam, KvK nummer.
Waar en met welke beveiliging verwerkt Academie Hypnos persoonsgegevens?
De gegevens die Academie Hypnos ontvangt en verwerkt worden beheerd door middel van:
a. Interne servers Academie Hypnos
Jouw persoonsgegevens op intakeformulieren, inschrijfformulieren en facturen worden op de interne servers bewaard van Academie Hypnos. De servers van Academie Hypnos zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord en daar waar mogelijk gecombineerd met tweestapsverificatie.
b. TransIP en Google Suite
De e-mail en website van Academie Hypnos worden gehost bij TransIP en Google. Als je contact opneemt via e-mail of het contact formulier, worden die betreffende mails en contact formulieren opgeslagen op de interne servers van Academie Hypnos en de servers van Google. Het domein van Academie Hypnos is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord gecombineerd met tweestapsverificatie. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie over de gegevens die worden verzameld.
c. Google Cloud
Er wordt een versleutelde back-up bewaard van jouw gegevens in facturen en contracten op Google Cloud t.b.v. van continuïteit van Academie Hypnos. Deze back-up is ook beveiligd met een wachtwoord.
d. Microsoft 365
Het studenten portaal wordt gehost bij Microsoft en is een beveiligde omgeving. Het studenten portaal is alleen beschikbaar voor studenten van de drie- of vierjarige studie Hypnotherapie en psychosociale therapie. Vanuit Academie Hypnos krijgt iedere student een eigen gebruikersnaam en wachtwoord die je vervolgens zelf instelt. Jouw eigen aangemaakte documenten, e-mails en andere Microsoft 365 objecten binnen je eigen omgeving zijn privé tenzij je deze deelt met anderen. Spraak en/of videogesprekken via het studenten portaal zijn alleen zichtbaar en toegankelijk voor de personen die jij uitnodigt voor het gesprek.
e. Moneybird
We gebruiken je gegevens in ons facturatie platform Moneybird voor de facturatie.
f. Mailchimp
We gebruiken je gegevens voor het platform Mailchimp voor het verzenden van nieuwsbrieven.
g. Ubiquiti Identity
Voor meerdaagse opleidingen krijg je toegang tot het pand met behulp van het platform Ubiquiti Identity. Dit geeft toegang via de digitale pasjeslezer bij de voordeur. We gebruiken je gegevens om je hiervoor te registreren.
Hoe gaat Academie Hypnos met mijn persoonsgegevens om?
Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Binnen Academie Hypnos kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben zoals coördinatoren en administratief personeel. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
De op de klanten betrekking hebbende gegevens worden verwerkt met inachtneming van de geheimhoudingsbepaling van artikel 74 wet Suwi en met inachtneming van de Wbp en de daaruit voortvloeiende meldingsplicht.
Ingeleverde opdrachten en examens van studenten worden opgeborgen in een afgesloten kast en na afronding van de genoten opleiding, in een archiefruimte.
Alle studenten verklaren persoonlijke gegevens van medestudenten en andere personen die zij in de les meemaken vertrouwelijk te houden.
Informatie over bijscholing wordt slechts gezonden aan hen wie hierom verzocht hebben.
E-mails naar groepen worden uitsluitend in Bcc gezonden, tenzij anders overeengekomen.
Adressen en andere persoonlijke gegevens van afgestudeerde therapeuten worden op de site geplaatst na eigen verzoek met gegevens die men er zelf op wil hebben staan en pas nadat men lid is van een beroepsvereniging.
Docenten, zzp-ers komen op de site en in de brochure indien zij hier zelf goedkeuring aan hebben verleend. Zij leveren zelf een pasfoto aan inclusief de gegevens die daarbij komen te staan.
Verwerkt Academie Hypnos bijzondere persoonsgegevens?
Academie Hypnos gebruikt een foto van de docenten en praktijkbegeleiders/examinatoren op de website om Academie Hypnos een gezicht te geven indien toestemming is gegeven door de desbetreffende docent of praktijkbegeleider/examinator.
Verwerkt Academie Hypnos overige bijzondere persoonsgegevens?
Academie Hypnos verwerkt geen overige bijzondere persoonsgegevens.
Worden mijn persoonsgegevens uitgewisseld met derden?
- Jouw persoonsgegevens worden niet uitgewisseld met derden zonder jouw schriftelijke toestemming vooraf.
- Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.
Heb ik inzage in welke persoonsgegevens Academie Hypnos van mij verwerkt?
Je hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij Academie Hypnos zijn vastgelegd en bewaard worden. Je kunt een aanvraag doen via e-mail naar info@hypnos.nl. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. Ook kun je vragen voor rectificatie, overdracht of wissen van je eigen gegevens.
Hoe gebruikt Academie Hypnos cookies?
Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schijf van jouw computer wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om jouw instellingen en voorkeuren te onthouden. Een Cookie geeft ons geen toegang tot jouw computer en vertelt ons geen andere informatie dan de informatie die je ons hebt gegeven.
We maken op onze website gebruik van technische en functionele cookies. Het betreft in ons geval geen reclame- of advertentiecookies. Als bezoeker kun je via ons geen reclame van derden ontvangen.
Daarnaast gebruiken we ook analytische cookies zodat Google ons inzicht kan geven in hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over het gebruik en bezoek aan ons te kunnen verstrekken en om ons informatie over de effectiviteit van onze content te kunnen bieden.
Over het geheel genomen helpen cookies ons om je te voorzien van een betere website, omdat ze ons onder meer inzicht geven in welke pagina’s je als nuttig ervaart en welke niet. Een cookie geeft ons op geen enkele wijze toegang tot jouw computer of enige informatie over jezelf.
Als je liever geen cookies wilt opslaan op jouw computer, kun je ervoor kiezen deze uit te zetten via je browser. Een eenvoudige gebruiksaanwijzing vind je bijvoorbeeld hier: https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/cookies-verwijderen
Google analytics en jouw gegevens
Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. Deze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren we hiermee de werking van de website. We anonimiseren deze gegevens zo veel mogelijk. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.
We maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De gegevens van bezoekers die we versturen naar Google Analytics worden geanonimiseerd. De gegevens van de bezoeker zijn dus niet te achterhalen. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie over de gegevens die worden verzameld.
Wat doet Academie Hypnos met een mogelijk datalek?
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Als er toch per ongeluk gegevens bij een verkeerde persoon terechtkomen, dan is er mogelijk sprake van een datalek. Dit moeten wij in sommige situaties melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en het UWV.
Kan Academie Hypnos dit document wijzigen?
Academie Hypnos confirmeert zich volledig aan de regelgeving welke voortvloeit uit voornoemde AVG en eventuele aanvullende regels op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt uiteraard ook met betrekking tot eventuele rechten welke (onbedoeld) niet in dit reglement zijn vermeld of eventuele onjuistheden in dit reglement.
Ja, onze privacyverklaring en cookie beleid wordt regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen we de privacyverklaring daar op aan. We adviseren om met enige regelmaat te controleren of je nog steeds instemt met ons beleid. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kun je steeds terugvinden op hypnos.nl.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Academie Hypnos kun je terecht bij de directie:
Dominique Stokman
Hoofdstraat 185
3781 AE Voorthuizen
Tel: +31 (0) 658015681
E-mail: info@hypnos.nl
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door Academie Hypnos bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
